Implementación operativa para despachos
WorkHeroes OS centraliza clientes, expedientes, documentos y equipo en un solo sistema, con Vani automatizando el trabajo repetitivo sobre expedientes reales. No es una plantilla genérica: es una implementación de alcance cerrado para despachos con volumen real de casos.
La vista previa es un recorrido de solo lectura con datos ficticios, sin necesidad de cuenta. El espacio real del despacho se crea en /onboarding; alcance y precio se definen antes de empezar.
Expediente activo
Vani está redactando el resumen del expediente para revisión.
WorkHeroes OS no está pensado para equipos de una persona.
El modelo operativo
Cinco puntos concretos del trabajo diario: cómo opera hoy la mayoría de despachos, frente al modelo con WorkHeroes OS.
| Dimensión | Antes | Con WorkHeroes OS |
|---|---|---|
| Dónde vive un expediente | Repartido entre correo, WhatsApp y carpetas locales de cada persona. | Un único expediente digital, con historial completo y accesible según permisos. |
| Quién sabe en qué va un caso | Solo quien lo lleva, de memoria, hasta que alguien pregunta. | Cualquier persona autorizada, consultando el expediente en cualquier momento. |
| Tareas repetitivas (resúmenes, avisos, plantillas) | Las redacta una persona, desde cero, cada vez que hacen falta. | Las inicia Vani sobre el expediente real; una persona revisa y aprueba. |
| Qué pasa cuando alguien del equipo se va | El conocimiento del caso se va con esa persona. | El expediente y su historial completo se quedan en el sistema. |
| Quién puede ver o modificar qué | Todo o nada, según quién tenga acceso al correo compartido. | Roles y permisos definidos por persona antes del primer inicio de sesión. |
El producto
Producto — Cliente
Su ficha reúne datos de contacto, expedientes activos e histórico de interacción en un solo lugar. El equipo deja de duplicar la misma información en el correo, en una hoja de cálculo y en la cabeza de quien lo atendió primero.
Producto — Expediente
Documentos, notas y automatizaciones quedan registrados sobre la línea de tiempo del propio expediente. Cualquier persona con permiso puede reconstruir qué pasó, cuándo y quién lo hizo, sin depender de que alguien recuerde el contexto.
Producto — Equipo
Socios, asociados, paralegales y administración ven exactamente lo que su rol necesita. Los permisos se definen al implementar el sistema, no se improvisan expediente a expediente ni dependen de compartir una contraseña.
Producto — Automatización (ejemplo)
Vani puede redactar un borrador de resumen sobre un expediente real, pero ese borrador queda pendiente de revisión hasta que una persona del despacho lo apruebe. El ejemplo siguiente ilustra ese flujo; no representa un caso real.
Implementación
Cinco fases, con un diagnóstico previo que define calendario y alcance antes de que el despacho comprometa tiempo de su equipo.
Mapeamos expedientes, roles y flujos de trabajo reales del despacho antes de mover un solo documento.
Migramos clientes, expedientes y documentos existentes al sistema, preservando el historial de cada caso.
Roles, permisos y automatizaciones de Vani se configuran sobre expedientes reales del despacho, no sobre una demo genérica.
El equipo se forma operando sus propios casos dentro del sistema, no con un tutorial desconectado de su trabajo.
Semanas de acompañamiento tras el lanzamiento para ajustar el sistema al ritmo real de trabajo del despacho.
Implementación desde 5.500 €, con alcance definido en el diagnóstico antes de empezar. Sin cuotas de «onboarding» sorpresa.
Recursos
Temas que estamos preparando para el blog operativo. Editorial, no estudios de caso de clientes.
Qué decidir antes de dar de alta a la primera persona: qué ve cada rol y quién aprueba los cambios.
Las preguntas que evitan perder historial de casos al cambiar de herramienta de gestión.
Dónde trazar la línea entre lo que puede redactar una IA y lo que requiere criterio profesional.
Cómo evitar que la continuidad de un expediente dependa de la memoria de una sola persona.
Preguntas frecuentes
Depende del volumen de expedientes y de la complejidad de los flujos actuales del despacho. El diagnóstico inicial define un calendario de semanas, no de meses, antes de firmar nada.
No. La fase de migración existe precisamente para preservar el historial de clientes, expedientes y documentos existentes, no para empezar de cero.
No. Vani redacta borradores, resúmenes y avisos sobre el expediente real, pero cada acción queda sujeta a revisión de una persona antes de tener efecto.
La fase de formación se hace sobre casos reales del despacho, no sobre un entorno de pruebas, precisamente para que el cambio se sienta como trabajo real desde el primer día.
Sí. Los clientes, expedientes y documentos del despacho son del despacho; la portabilidad de datos es parte del alcance definido, no un favor excepcional.
Con alcance y precio cerrados desde el diagnóstico inicial, antes de que el despacho comprometa un solo día de trabajo del equipo.
Crea el espacio de tu despacho; el equipo de implementación te contacta para definir alcance y calendario sobre tus expedientes reales.